不動産売却で必要となる告知書とは？誰が記入すべきかと注意点も解説

不動産売却では、告知書と呼ばれる書類を作成し、買主に渡す必要があります。
告知書は、現在の建物の現状や過去の対応などを詳細に伝える役目があるだけでなく、物件の価値を高めるためにも必要な書類です。
そこで、不動産売却時に必要とされる告知書とはなにか、誰が記入するのかや注意点を解説します。
新潟県長岡市を中心に新潟県全域で不動産売却をご検討中の方は、ぜひ参考になさってください。

不動産売却で必要となる「告知書」とは？

不動産売却において、売買契約書や重要事項説明書と同様に重要な役割があるのが「告知書」です。
ここでは、告知書とはなにかについて見ていきましょう。

告知書とは？

不動産売却における告知書は、物件状況報告書とも呼ばれ、土地や建物の状況を買主に報告する書面のことです。
売主が知っている瑕疵などを事前に買主に伝えることで、トラブルを回避することが可能です。
告知書には、現状の瑕疵があるかどうかを記載していきます。
なお、ここでいう瑕疵とは、建物や土地に関する物理的瑕疵だけでなく、事件や事故による心理的瑕疵、周辺の嫌悪施設による環境的瑕疵も含まれます。
たとえば、雨漏りはあるか、周辺環境に影響を及ぼす施設（暴力団施設など）はあるかどうかです。
また、現在の瑕疵だけでなく、将来起こりうる瑕疵がわかっている場合は、その影響についても記載しなければなりません。
一方で、告知書には、物件の印象を良くみせる役割もあります。
たとえば、過去にシロアリ予防工事をしていることを告知書に記載しておくことで、買主に良い印象を与えることができるでしょう。
このように、告知書は、売主と買主にとって重要な書面であるため、把握していることすべてを告知することが大切です。

告知書の作成は義務？

不動産売却で重要な告知書ですが、実際は法律で作成義務が定められているわけではありません。
しかし、国土交通省が作成している「宅地建物取引業法の解釈・運用の考え方」というガイドラインで、告知書を買主に渡すことが望ましいとあります。
つまり、義務にはなっていないものの、作成されるべきものであると認識しておいたほうが良いでしょう。
また、過去の修繕履歴や現在の瑕疵などは、所有者にしかわかりません。
そのため、売却後に買主とトラブルにならないためにも、告知書を作成するべきといえるでしょう。

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不動産売却で必要となる告知書は誰が記入するもの？

不動産売却において告知書が重要であることはわかったものの、実際は誰が記入するべきなのでしょうか。
ここでは、告知書を誰が記入するのかを解説します。

告知書は売主本人が作成する

不動産売却では、不動産会社が売買契約書や重要事項説明書を作成します。
しかし、告知書については、売主本人が記入しなければなりません。
売主にとっては、告知書を渡されてもどの程度記入すれば良いのかわからないから、不動産会社に任せたいという方もいらっしゃいます。
しかし、物件の状況や過去の履歴などを把握しているのは、売主本人です。
そのため、第三者である不動産会社の責任で判断できるものではありません。
また、告知書を買主へ渡す際は、売主の責任のもとに作成されたものであることを明らかにすることと、ガイドラインでも通達されています。
さらに、告知書には、売主の記名・押印されることになっています。
したがって、告知書は売主が責任をもって記載していただくことになるため注意しましょう。

告知書はいつ作成すべき？

告知書は、基本的に売買契約締結時に買主に提出すれば問題ないため、その前日までに作成すれば良いことになります。
しかし、実際は販売開始前までに作成しておくのが望ましいといえるでしょう。
なぜなら、短時間で作成しようとすると、あいまいな記載や書き忘れが増えてしまうためです。
よほど大きな瑕疵でない限り、物件のすべての不具合をすぐに思い出して記入するのは難しいでしょう。
そのため、余裕をもって記入することで、告知書の内容も充実させることができます。
また、販売開始前までに用意しておけば、内覧のときに買主に物件の状況などをスムーズに説明することも可能です。
より精度の高い告知書を作成するためにも、販売開始前までに完成させておくことをおすすめします。

告知書の記載方法

告知書は、基本的に仲介を依頼する不動産会社がひな形を作成しているため、それを利用して記載していきます。
そのため、売主が一から作成するわけではありません。
A4サイズ2枚程度の用紙に、建物・土地・周辺環境といった項目順に記載します。
基本的には、チェック式で記載していきますが、過去に修繕箇所があれば、その対応状況なども記入しなければなりません。

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不動産売却で必要となる告知書を記入するときの注意点

最後に、告知書を記入するときの注意点を解説します。
売却後に買主とトラブルにならないためにも、注意すべき点はしっかりと把握しておきましょう。

注意点①知っていることはすべて告知する

告知書を記載するときに、もっとも注意すべきことは売主が知っていることを隠さずに告知するということです。
売主にとっては気にならない問題でも、買主にとっては重大な問題である可能性があるためです。
たとえば、周辺環境で騒音に関して売主は気にならなくても、買主は騒音があることを知っていたら購入していなかったかもしれません。
このような情報は、売主が記入するか決めることではなく、買主の目線で記入することが大切です。

注意点②対応状況も具体的に記載する

過去に物件に不具合があった場合は、現在までの対応状況もしっかりと記載しておきましょう。
たとえば、どのくらいの時期にどのような対応をしたのかなどです。
なかには昔のことで覚えていない、という方もいますが、可能な限り調査し記載することが大切です。
たとえば、過去の修繕履歴がわかる工事完了報告書や図面、契約書、領収書などを探してみると良いでしょう。
対応状況が記載してあれば、買主も安心して購入することができます。

注意点③正しく記載しないと責任追及を受けることになる

告知書の記載に手を抜いたり大雑把に書いたりすると、最終的に売主が買主から責任追及を受けることになるため注意が必要です。
不動産売買では、物件に不具合などが生じていた場合は、買主に告知する義務があります。
つまり、物件の不具合を把握していながら記載しないと、契約不適合責任に問われる可能性があるでしょう。
また、知っていたにもかかわらずそれを隠していたとなれば、損害賠償請求を受けるリスクも否定できません。
さらには、契約自体を解消されることもあるため、不具合などを把握していれば必ず伝えるようにしましょう。

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まとめ

不動産売却では、建物の状況や過去の修繕履歴など、物件の状態を買主に正確に伝える「告知書（物件状況報告書）」の作成が求められます。
告知書は、原則として売主が責任をもって作成することが望ましく、かつ販売開始前までに作成しておくとより精度の高い告知書を作成することができるでしょう。
ただし、告知書を記載するときに不具合を隠したり手を抜いたりすると、契約不適合責任や損害賠償責任に問われるリスクがあるため注意が必要です。
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